U kunt hier de standaardlay-outs koppelen aan documenten, nieuwe lay-outs aanmaken en bestaande lay-outs onderhouden.
U bereikt de 'Documentinstellingen' via [Systeem, Algemeen, Instellingen] of (CAS) of het icoon in de knoppenbalk. Door in het linkerdeel van het scherm op 'Documentinstellingen' te klikken, krijgt u de documentinstellingen te zien.
Afhankelijk van uw licentie samenstelling zijn er verschillende secties aanwezig.
Bij 'Financieel' kunt u de lay-outs voor debiteur- en crediteur gerelateerde onderdelen vinden.
Bij 'Bank' geeft u aan welke lay-out gebruikt wordt voor het afdrukken van de betalingspecificatie. Bij 'Logistiek' vind u de lay-outs voor onderdelen van Exact Compact die te maken hebben met Factuur.
Sectie Algemeen
Begeleidend schrijven (Formaat)
Met deze instelling kunt u aangeven of het begeleidend schrijven in HTML formaat of als afbeelding meegestuurd dient te worden. Wanneer u de optie 'HTML' selecteert wordt het begeleidend schrijven in HTML formaat in de e-mail toegevoegd. Dat wil zeggen dat de tekst zoals u die in de lay-out van het begeleidend schrijven heeft toegevoegd ook als tekst in het e-mail bericht wordt geplaatst. Wanneer u 'Afbeelding' selecteert wordt het begeleidend schrijven als afbeelding in de e-mail toegevoegd. De optie 'Afbeelding' biedt gebruikers van MS Office 2007 de mogelijkheid om het begeleidend schrijven mee te sturen zoals in de lay-out is gedefinieerd en zonder dat de opmaak en uitlijning wordt aangepast.
Opmerkingen:
- Het afbeelding formaat is alleen van toepassing voor begeleidend schrijven.
- Het begeleidend schrijven maakt gebruik van het A4 formaat in een portret (portrait) oriëntatie. Wanneer u een ander formaat of oriëntatie gebruikt dan A4 en portrait dan worden de afmetingen van de afbeelding automatisch aangepast, waardoor deze vervormd kan worden weergegeven.
- Wanneer het begeleidend schrijven uit meer dan één pagina bestaat wordt alleen de eerste pagina als begeleidend schrijven aan de e-mail toegevoegd.
Het begeleidend schrijven maakt u aan als een normale lay-out. Alleen voegt u hier de tekst (en eventueel een afbeelding) aan toe die u in het e-mail bericht zelf wilt tonen. Vervolgens kunt u dit begeleidend schrijven koppelen aan de verschillende lay-outs.
Selecteren
Met de knop 'Selecteren' die achter alle velden staat opent u het scherm met de lay-outs die aanwezig zijn voor het betreffende onderdeel.
In het bovenstaande voorbeeld ziet u het scherm van de factuurlay-outs. Voor de andere onderdelen zijn de schermen grotendeels gelijk. De aanwezige knoppen kunnen per onderdeel afwijken.
Deze knop is alleen aanwezig bij de onderdelen:
Met deze knop kunt u een begeleidend schrijven koppelen aan een lay-out. Het document (factuur, betalingsherinnering, etc) wordt dan als bijlage in de e-mail verstuurd. Met een begeleidend schrijven kunt u het e-mail bericht zelf opstellen. Het begeleidend schrijven maakt u aan als een normale lay-out. Alleen voegt u hier de tekst aan toe die u het e-mail bericht zelf wilt tonen. Vervolgens kunt u middels deze knop het begeleidend schrijven koppelen aan een lay-out. Zo kunt u bijvoorbeeld een Nederlandstalig begeleidend schrijven koppelen aan uw Nederlandstalige lay-outs.
Door het koppelen van een begeleidend schrijven aan een lay-out wordt dit begeleidend schrijven standaard voorgesteld wanneer u de betreffende lay-out selecteert in het afdruk/e-mail scherm. U kunt in dat scherm indien gewenst alsnog een ander begeleidend schrijven selecteren.
Voorbeeld
Met deze knop kunt u een afdrukvoorbeeld opvragen van de geselecteerde lay-out.
Nieuw
Met deze knop kunt u een nieuwe lay-out aanmaken.
Bewerken
Met deze knop kunt u de geselecteerde lay-out bewerken.
Kopiëren
Met deze knop kunt u de geselecteerde lay-out kopiëren. Wanneer u op de knop klikt wordt eerst een scherm getoond waarin u een naam kunt opgeven voor de nieuwe lay-out.
Verwijderen
Met deze knop kunt u de geselecteerde lay-out verwijderen.
Selecteren
Deze knop is alleen aanwezig bij de onderdelen waar ook het icoon
aanwezig is. Met de knop 'Selecteren' kunt u de geselecteerde lay-out in één keer koppelen aan alle debiteuren of crediteuren waaraan nog geen standaard lay-out is gekoppeld.
Annuleren
Met deze knop sluit u dit scherm.
Sectie Financieel
Betalingsherinnering
U kunt negen lay-outs standaard koppelen. Als u voor de eerste maal een
herinnering afdrukt, wordt lay-out 1 gebruikt. Als u een openstaande post voor
de tweede keer afdrukt, wordt lay-out 2 gebruikt enzovoort. U ziet de eerste
lay-out in dit veld staan. Via het vergrootglas kunt u de standaardlay-outs
koppelen. U komt in een scherm waarin u negen lay-outs voor de
betalingsherinneringen kunt koppelen.
Met het vergrootglas achter de negen velden kunt u een bestaande lay-out selecteren. Tevens kunt u onder andere nieuwe lay-outs aanmaken, bestaande kopiëren en bewerken. Via het tweede icoon kunt u een andere lay-out dan de ingestelde standaard koppelen aan een specifieke debiteur. Debiteuren kunt u onderhouden via [Financieel, Debiteuren, Onderhouden].
Debiteuretiketten / Crediteuretiketten
In deze velden kunt u een standaard etiketlay-out definiëren. Met de iconen hiernaast kunt u respectievelijk bestaande lay-outs selecteren (en nieuw aanmaken) en andere lay-outs koppelen aan specifieke debiteuren / crediteuren.
Sectie Bank
Betalingsspecificatie
In de sectie Bank kunt u aangeven welke lay-out gebruik wordt bij het afdrukken van een betalingsspecificatie. Deze optie kunt u activeren onder het onderdeel 'Bank instellingen'.
Vooraankondiging incasso
Hier kunt u de lay-out voor de vooraankondiging selecteren. Tevens kunt u een standaard lay-out per debiteur koppelen. De vooraankondiging is een bericht dat u verplicht dient te versturen naar de debiteur voordat u de incasso uitvoert. Voor meer informatie, zie Hoe kan ik een vooraankondiging afdrukken?.
Sectie
persoonsgegevens
Brief:
Relaties/Contactpersonen
Klik
op Samenvoegen via Word om een brief voor de relaties
of contactpersonen bij te voegen.
Brief:
Medewerkers
Klik
op Samenvoegen via Word om een brief voor de
medewerkers bij te voegen.
Sectie
E-mailinstellingen
Bestellingen
Selecteer
de optie Begeleidend schrijven als je een brief wilt
toevoegen aan de bestelling. Selecteer de optie E-mail template
om een e-mail template toe te voegen aan de bestelling wanneer je deze verwerkt
door op Selecteren te klikken. Deze lay-out wordt
gebruikt in Bestelling > Invoer > Afdrukken/verwerken.
RTV
orders
Selecteer
de optie Begeleidend schrijven als je een brief wilt
toevoegen aan de RTV orders. Selecteer de optie E-mail template
om een e-mail template toe te voegen aan de RTV orders wanneer je deze verwerkt
door op Selecteren te klikken. Deze lay-out wordt
gebruikt in Bestelling > Invoer > Afdrukken/verwerken.
Raamcontracten
Selecteer
de optie Begeleidend schrijven als je een brief wilt
toevoegen aan de raamcontracten. Selecteer de optie E-mail template
om een e-mail template toe te voegen aan de raamcontracten wanneer je deze
verwerkt door op Selecteren te klikken. Deze lay-out
wordt gebruikt in Bestelling > Invoer > Afdrukken/verwerken.
Verkoopfactuur
Selecteer de optie Begeleidend
schrijven als je een brief wilt toevoegen aan de verkoopfactuur.
Selecteer de optie E-mail template om een e-mail
template toe te voegen aan de verkooporder wanneer je deze verwerkt door op Selecteren
te klikken. Deze lay-out wordt gebruikt in Bestelling > Invoer
> Afdrukken/verwerken.
Sectie Logistiek
In deze sectie kunt u uw logistieke lay-outs instellen. Via het vergrootglas kunt u één van uw lay-outs selecteren voor de logistieke lay-outs. Via de tweede knop bij 'Bestelling' in de vorm van een notitieblok, kunt u een lay-out koppelen aan een specifieke crediteur.
E-Factuur
Dit veld is van toepassing op elektronische facturen. In het veld zelf
wordt geen waarde getoond, maar met de twee pictogrammen kunt u de formaten
onderhouden en standaard formaten koppelen aan de debiteuren.
Hiermee kunt u het formaat koppelen aan een debiteur. Dit formaat wordt dan
standaard gebruikt bij het versturen van elektrische facturen naar deze
debiteur. De formaten die beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van het land van
het factuuradres van de debiteur en het land dat aan het betreffende formaat is
gekoppeld.
Hiermee kunt u de aanwezige formaten bekijken, of nieuwe eigen formaten toevoegen.
Er zijn een aantal standaard formaten aanwezig die u niet kunt bewerken of
verwijderen. De zelf toegevoegde formaten kunt u wel bewerken of verwijderen. Om een nieuw
formaat toe te voegen klikt u in het scherm
op 'Nieuw'. Er wordt dan een scherm getoond met de volgende velden:
Formaat
Geef hier een naam op voor het formaat.
Omschrijving
Geef hier een omschrijving op voor het formaat.
Land
Selecteer hier het land waarop het formaat van
toepassing is.
Soort
In dit veld wordt het soort formaat aangegeven. Voor
zelf toegevoegde formaten betreft dit altijd 'Custom'. Dit kunt u niet
aanpassen.
Bestand
Selecteer hier de stylesheet voor het betreffende
formaat.
Opmerking:
Een zelfgedefinieerde stylesheet kan meerdere
customization ID's bevatten. Wanneer dit het geval is wordt bij het
toevoegen hiervan de volgende volgorde gehanteerd om te bepalen hoe deze
wordt toegevoegd:
- SI1.1
- SI1.2
- SI2.0
- BIS2.0
- BIS3.0
Sectie CRM
In deze sectie kunt u een brief opstellen of onderhouden welke u kunt gebruiken voor het samenvoegen via Word.
Sectie Persoonsgegevens
In deze sectie kunt u de persoonsgegevens lay-outs definiëren die u kunt
gebruiken bij Word Merge in het persoonsgegevens actiecentrum. Voor meer
informatie, zie
Persoonsgegevens selecties / acties - details.
Bij Brief: Relaties/Contactpersonen kunt u de lay-outs voor de
persoonsgegevens van de relaties en contactpersonen aanmaken en onderhouden. Bij
Brief: Medewerkers kunt u de lay-outs voor de persoonsgegevens van de
relaties en contactpersonen aanmaken en onderhouden.
Voor meer informatie over het aanmaken en onderhouden van deze lay-outs,
zie
Brief opstellen of onderhouden. Voor meer informatie over het
samenvoegen via Word, zie
Samenvoegen via Word.